展示会における受付業務は、来場者の第一印象を決める大切なポイントです。それだけに、受付の基本的なオペレーションやマナーについて、正しい知識を身につけておきましょう。
本記事では、展示会受付での基本的なオペレーションや必要なマナー、当日に向けた準備をご紹介します。また、よくある質問も解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
展示会受付での基本的なオペレーションは3つ
まずは、展示会受付での基本的なオペレーションについて解説します。
- 名前の確認
- ノベルティや資料などの配布
- 次のアクションへの誘導
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.名前の確認
展示会の受付では、来場者の名前確認が最初の重要なステップです。正確な名前の確認は、プロフェッショナルとしての信頼性を保つために欠かせません。
名札や予約リストを用いてスムーズに名前をチェックし、来場者を明るく丁寧に呼びかけ、安心感を提供しましょう。このプロセスにより、来場者によい印象を与えられれば、展示会の成功につながります。
2.ノベルティや資料などの配布
展示会では、来場者に対してブランドや商品に関する情報を効果的に伝えるため、資料やノベルティを配布するのが一般的です。これらの配布物は、整理されている形で準備し、来場者が受け取りやすいように工夫しましょう。
また、口頭での説明や注意点の伝達も、わかりやすく簡潔にまとめることが大切です。展示ブースにおいては、情報を効率的に提供し、来場者によい印象を与えられるかが成功のポイントです。
なお、展示会でノベルティを配布する効果については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：展示会でノベルティを配布する効果は？もらうと嬉しい選び方のコツやおすすめグッズをご紹介！
3.次のアクションへの誘導
受付完了後は、来場者に次の行動を明確に指示するようにしましょう。ブース内の見どころやデモンストレーションの場所、セミナーのスケジュールなど、具体的な情報を提供し、来場者の迷いや不安を解消してください。
このようなアプローチにより、来場者に企業や商品の魅力を十分に体験してもらえるため、新規顧客の獲得やブランドイメージの向上につながります。
展示会受付の担当者に必要なマナーは3つ
次に、展示会受付の担当者に必要なマナーについて解説します。
- 丁寧な言葉遣い
- 名刺の取り扱い
- 受付周りの整理整頓
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.丁寧な言葉遣い
受付担当者にとって、言葉遣いは来場者との信頼関係を築くための大切な要素です。適切な敬語や丁寧な表現を使いこなしていると、プロフェッショナルな印象を与えられます。
たとえば、「お待たせいたしました」「ご案内いたします」など、日常的に使用されるフレーズをスムーズに使えるよう、日頃から練習しておきましょう。また、相手に対する感謝の気持ちや配慮を込めた言葉を選ぶと、よりよい応対につながります。
2.名刺の取り扱い
名刺の受け取りと管理は、ビジネスマナーの基本です。来場者から名刺を預かる際には、必ず相手の目を見ながら両手で受け取り、その際に礼儀正しい言葉を添えると、よりよい印象を与えられます。
また、名刺に記載された情報を指で覆わないように注意し、適切に取り扱うことが大切です。名刺を受け取った後は、すみやかに指定の保管場所に収納し、紛失や汚損を防ぐよう心がけましょう。
3.受付周りの整理整頓
受付エリアは、来場者が最初に目にするスペースです。このため、受付エリアの整頓状況が、来場者に与える第一印象を左右しかねません。受付台には、必要なものだけを置き、不用なものは目立たない場所に保管して、受付エリアを整理整頓しておきましょう。
また、忙しい時間帯ほど細部に気を配るようにしてください。これにより、顧客にプロフェッショナルな印象を与えられるだけでなく、全体のサービス品質を向上させられます。
受付担当者が事前に把握しておくべき内容
受付担当者が事前に把握しておくべき内容としては、以下が挙げられます。これらは、展示会の来場者から質問される機会が多いため、事前に把握しておくようにしてください。
- トイレ
展示会の会場内および周辺の利用可能なトイレの位置を確認する
- 喫煙所
会場内に喫煙スペースがない場合、屋外の喫煙可能な場所を確認する
- 自動販売機と売店
飲料水や軽食を購入できる自動販売機や売店の場所を把握する
- 飲食店
会場周辺で利用可能なレストランやコンビニエンスストアの位置を確認する
- Wi-Fi
Wi-Fiのアクセス情報とパスワードを準備し、必要に応じて参加者へ提供できるようにする
展示会当日に向けた受付の準備は3つ
次に、展示会当日に向けた受付の準備について解説します。
- マニュアルの作成
- ロールプレイングの実施
- シフトの作成
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.マニュアルの作成
展示会において、受付の対応は企業の第一印象を左右する大切な要素です。質の高い対応を実現するためには、明確なマニュアルの作成とその徹底した周知が欠かせません。
それぞれのスタッフが同じ基準で対応できるように、対応手順や必要な情報を整理したマニュアルを作成しておけば、受付業務の一貫性が保たれ、顧客によい印象を与えられます。これにより、企業の信頼性が高まり、展示会の成功につながります。
2.ロールプレイングの実施
受付業務に慣れていないスタッフが対応する場合、事前にマニュアルを読んでいても、当日の対応がスムーズにできない可能性があります。このため、展示会の前日にはロールプレイングを実施するのがおすすめです。
また、1人につき10〜20分で十分ですが、それぞれのスタッフが大切な対応項目を確認し、実践する機会を設けるようにしましょう。これにより、展示会当日には万全の体制で顧客を迎えられます。
3.シフトの作成
受付業務において、長時間の連続勤務はスタッフに疲労を蓄積させ、表情や声に疲れが現れる可能性があります。これにより、顧客に対して思わぬ印象を与えかねません。
こうしたリスクを避けるためには、休憩時間の確保とシフトの調整が大切です。それぞれのスタッフが定期的に休憩を取れるよう配慮して、万が一の事態に備えて複数のスタッフが常に対応できる体制を整えましょう。
展示会受付でよくある3つの質問
最後に、展示会受付でよくある質問について紹介します。
- 質問1.展示会出展のメリットは？
- 質問2.展示会を成功させるために必要な考え方は？
- 質問3.展示会でリードを獲得するためのポイントは？
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
質問1.展示会出展のメリットは？
展示会出展のメリットとしては、以下が挙げられます。
- 見込み顧客が集まる
展示会では、特定のテーマに関心を持つ顧客が集まるため、多くの見込み顧客の情報を収集できる
- ブランド認知と宣伝効果
記憶に残るブースデザインや積極的なプロモーションによって、新規顧客の獲得とブランドイメージの向上につながる
- 顧客との関係強化
既存顧客へ新サービスの紹介やクロスセルの機会、ニーズの発掘などにより、顧客との持続的な関係を強化できる
なお、展示会に出展する目的については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：展示会に出展する目的とは？出展するメリット・デメリットや準備のステップを徹底解説！
質問2.展示会を成功させるために必要な考え方は？
展示会を成功させるための必要な考え方としては、以下が挙げられます。
- 展示会に出展する目的を明確にする
展示会の目的には、PR型や交流型、商談型がある。また、受注拡大や売上増加のみならず、商品の認知拡大やブランディング、既存顧客のフォローアップなど、具体的な目標を持って出展する必要がある
- 展示会をマーケティング活動の一環として認識する
展示会への出展がゴールではなく、マーケティングにおける展示会の役割を明らかにし、創出できる効果も視野に入れる
- コンセプトを決定する
展示会のターゲットとなる顧客層を定義して、そのニーズに応じた内容や強みをどのように訴えるか明確にする
質問3.展示会でリードを獲得するためのポイントは？
展示会でリードを獲得するためのポイントは、以下のとおりです。
- 事前告知の実施
既存顧客や見込み顧客に対して、展示会への参加告知をして、来場者を呼びかける。たとえば、メールやダイレクトメールを活用して、展示会の詳細や特典情報を提供するのが効果的
- 特典の提供
来場者に対して、展示会限定の割引やノベルティの配布、役立つ情報を提供するセミナーやワークショップを実施する。これにより、来場者の関心を集め、自社ブースへの訪問意欲を高める
- 運営の現場改善
展示会期間中にブースの導線や人員構成を見直し、来場者の反応に応じて柔軟に改善する。ほかの成功しているブースの取り組みを参考にするのがおすすめ
まとめ
本記事では、展示会受付での基本的なオペレーションや必要なマナー、当日に向けた準備をご紹介しました。
展示会での基本的な受付業務としては、正確な名前の確認、ノベルティや資料の配布、次のアクションへの誘導が挙げられます。これらは、スムーズな展示会の運営に欠かせない要素であり、受付担当者には丁寧な言葉遣いや適切な名刺の取り扱いも求められます。
また、展示会場内のトイレや喫煙所、飲食店、Wi-Fiなどについても把握しておくのがおすすめです。効率的な業務を支えるため、事前に展示内容やスケジュールを把握し、受付マニュアルも作成しておきましょう。
さらに、展示会での印象をより高めるためには、魅力的なノベルティの制作が効果的です。来場者の記憶に残るユニークなノベルティを作成し、見込み顧客へのアプローチを成功させてください。
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